TransGlobe Apartment REIT — Politique de confidentialité

La protection des renseignements personnels est un principe fondamental pour Services de gestion immobilière TransGlobe Ltée. Nous recueillons, utilisons et divulguons les renseignements personnels de façon responsable, et seulement aux fins de nos activités. Nous préconisons également la transparence concernant leur traitement. Ce document énonce notre politique à cet égard. Nous recueillons des renseignements personnels pour notre compte et celui des propriétaires des immeubles que nous gérons. Dans cette politique, lorsque nous utilisons les mots « nous » et « notre », cela inclut nos clients.

Les renseignements personnels

Un renseignement personnel, c’est un renseignement à propos d’une personne physique identifiable. Cela comprend des renseignements qui ont trait à ses caractéristiques personnelles (comme le sexe, l’âge, les revenus, l’adresse ou le numéro de téléphone personnel, l’état civil), à sa santé (par exemple, une infirmité) ou à ses activités et à ses opinions (par exemple, sa religion, ses opinions politiques). Les renseignements personnels se distinguent des renseignements professionnels (par exemple, l’adresse et le numéro de téléphone professionnels d’une personne), lesquels ne sont pas protégés par la législation sur la protection des renseignements personnels.

LPRPDE

Depuis le 1er janvier 2004, tous les organismes canadiens pratiquant des activités commerciales doivent se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE ») et au Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation incorporée par référence dans la LPRPDE. Ces obligations s’appliquent aux entreprises de gestion immobilière, notamment TransGlobe.

Les renseignements personnels à TransGlobe

Notre organisme, Services de gestion immobilière TransGlobe, se consacre à la gestion d’immeubles avec intégrité. Ce faisant, nous recueillons et utilisons souvent des renseignements personnels.

La cueillette de renseignements personnels : raison principale

Nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels conformément à la loi. Nous en recueillons principalement pour : assurer la sécurité de nos locataires et leur offrir, ainsi qu’aux autres locataires, une jouissance normale de leur logement; leur donner accès aux lieux, aux installations et autres services que nous acceptons de fournir; entretenir la propriété et percevoir les loyers et autres redevances.

Voici des exemples de renseignements que nous recueillons à ces fins:

• Les noms de tous les occupants d’un appartement

• Les coordonnées professionnelles ainsi que celles en cas d’urgence

• L’utilisation et l’utilisation prévue de la propriété

• La conformité au bail et au règlement de notre client

• Le paiement, les renseignements bancaires et financiers

• Tout besoin spécifique des locataires (par ex. une infirmité ou une maladie)

• Le montant de loyer payable selon chaque unité locative

• Le numéro d’assurance sociale, mais seulement aux fins d’émettre un reçu d’impôt pour l’intérêt sur l’acompte du loyer (dernier mois de loyer)

• L’identification par une photo, par exemple le permis de conduire

À titre de service et de commodité, nous pouvons établir un répertoire des locataires, accessible au public (par ex. à l’entrée principale). Si vous souhaitez que votre nom ne figure sur aucune liste ou si vous voulez que l’on vous présente d’une façon particulière, veuillez nous en aviser par écrit.

Il serait exceptionnel pour nous de recueillir des renseignements personnels sans le consentement explicite du locataire, mais cela pourrait arriver en cas d’urgence (par exemple si le locataire n’était pas disponible), si nous estimons que le locataire y consentirait ou s’il s’avérait impossible d’obtenir son consentement (par exemple, un renseignement fourni par un parent à propos d’un locataire absent, ou obtenu auprès d’une source publique, comme les agences gouvernementales, les tribunaux ou le service de l’identité judiciaire), ou dans le cadre d’une enquête motivée par le non-respect du bail ou une violation de la loi.

Nous sommes abonnés à un service de renseignements sur le consommateur, lequel fournit des renseignements sur les locataires potentiels des propriétaires. En retour, nous fournissons des renseignements à ce service afin de constituer le dossier du locataire. Nous recueillons votre nom légal au complet et votre date de naissance afin d’assurer l’exactitude de ces données. En ayant un bon dossier, il vous sera plus facile d’être accepté comme locataire par la suite. Sur le formulaire de demande de location et sur le bail, nous demandons votre consentement pour utiliser ce service de renseignements.

Les renseignements ci-dessus et ceux énoncés ci-dessous à propos des locataires potentiels peuvent être recueillis ou mis à jour si le locataire a des arriérés de loyer ou de redevances, ou s’il souhaite renouveler son bail.

À propos des locataires potentiels

Les locataires potentiels sont priés de remplir un formulaire qui nous permettra d’évaluer leur demande de location et de disposer des renseignements nécessaires si cette demande est acceptée. Il peut s’agir notamment :

• Des antécédents comme locataire
• Des antécédents sur le plan professionnel
• De références et des antécédents judiciaires
• Des moyens financiers et des antécédents de crédit
• De renseignements sur l’automobile
• De l’utilisation prévue des lieux
• D’une carte d’identité avec photo, le permis de conduire par exemple

Nous confirmerons ensuite ces renseignements et vérifierons les références ainsi que les antécédents judiciaires du locataire potentiel. Nous pourrions alors prendre contact avec des personnes qui, selon les recherches, possèdent des renseignements importants (par exemple une personne que vous avez donnée comme référence). Nous pourrions également contacter : une agence de crédit ou un service de renseignements sur le consommateur afin d’obtenir de l’information sur votre solvabilité; des sources publiques (les agences gouvernementales, les tribunaux ou le service de l’identité judiciaire). En remplissant un formulaire de demande de location, vous consentez à la cueillette de ces renseignements sur votre aptitude à être locataire.

À propos du grand public

En ce qui concerne le grand public, la principale raison pour laquelle nous recueillons des renseignements personnels, c’est que nous souhaitons favoriser la sécurité de nos locataires et celle de nos immeubles. Par exemple, nous pourrions installer des caméras de sécurité afin de surveiller les lieux, surveiller les véhicules et le comportement des personnes qui ne sont pas des locataires dans nos immeubles.

Si un immeuble est équipé de caméras de surveillance, des panneaux indiqueront que les lieux sont sous surveillance et que, par conséquent, des renseignements sont recueillis de cette façon à propos des locataires ou d’autres personnes; on indiquera également que les images ainsi enregistrées seront entreposées en lieu sûr, qu’elles seront visionnées et divulguées seulement aux fins d’enquête et pour servir de pièces justificatives en cas d’atteinte à la sécurité ou d’infraction contre des biens. L’installation d’équipement et la surveillance des lieux visent à assurer au maximum la sécurité et à réduire au minimum les intrusions dans des secteurs où les gens peuvent raisonnablement s’attendre à ce que leur vie privée soit respectée.

Nous estimons que la collecte de ces renseignements est justifiée par le caractère privé et résidentiel de nos immeubles. Par ailleurs, nous pourrions recueillir des renseignements personnels dans le cadre de la commercialisation de nos immeubles auprès de locataires potentiels. Ces renseignements sont recueillis soit au moyen de sources publiques appropriées (par exemple, les annuaires téléphoniques), soit directement des personnes concernées, avec leur consentement.

Site Web

Mis à part les témoins ou « cookies » (des marqueurs électroniques identifiant les ordinateurs qui se sont déjà rendus sur notre site Web), sur notre site Web nous recueillons seulement les renseignements personnels que vous nous fournissez et nous les utilisons seulement aux fins pour lesquelles vous les avez fournis (par exemple, pour répondre à votre courriel ou vous fournir de l’information sur nos services). Les témoins ont seulement pour but de vous aider à naviguer sur notre site Web et ne servent pas à vous surveiller.

Sur notre site Web, comme c’est le cas pour la plupart des autres sites Web commerciaux, nous pourrions analyser des schémas de trafic, l’utilisation du site et d’autres informations nous permettant d’optimaliser nos services en ligne. Nous pourrions fournir des données synthétiques à des tiers, mais ces statistiques ne comprendraient aucun renseignement personnel identifiable.

Les fournisseurs et les entrepreneurs

Nous faisons souvent affaire avec des fournisseurs et des entrepreneurs qui fournissent des biens et des services pour les immeubles que nous gérons. Nous évaluons leur rendement, notamment leur promptitude et leur fiabilité ainsi que le rapport qualité-prix de leurs services. La plupart de ces renseignements sont des renseignements d’affaires et ne seraient pas protégés par la législation sur la protection des renseignements personnels. Il peut toutefois arriver que ces renseignements concernent la conduite d’un individu (par exemple, la compétence d’un certain employé d’un fournisseur ou d’un entrepreneur, un comportement ou des commentaires déplacés de la part d’un représentant en particulier). Nous nous réservons le droit de recueillir ces renseignements, de les utiliser pour prendre des décisions concernant des services futurs et de les divulguer à des tiers œuvrant dans des secteurs connexes ou similaires. Nous pourrions également recueillir leurs coordonnées personnelles afin de pouvoir les joindre en cas d’urgence.

À propos des contractuels

En ce qui concerne les personnes qui travaillent pour nous à forfait (par exemple, les travailleurs temporaires), nous recueillons surtout leurs renseignements personnels afin de pouvoir les joindre par la suite (par exemple, pour de nouveaux contrats) et communiquer avec eux dans le cadre du travail (par exemple, pour leur expédier leurs chèques de paie ou les documents relatifs à l’impôt). Parmi les renseignements que nous recueillons, il y a leur adresse et leur numéro de téléphone personnels. Il serait exceptionnel pour nous de recueillir de tels renseignements sans l’autorisation préalable de la personne, mais cela pourrait arriver en cas d’urgence (par exemple, en cas d’éclosion d’une maladie contagieuse) ou pour enquêter en cas d’une présumée violation de la loi (par exemple, si un vol se produisait).

Recueillir des renseignements personnels : raisons secondaires et connexes

Comme la plupart des gestionnaires d’immeubles, nous recueillons, utilisons et divulguons également des renseignements personnels pour des raisons secondaires ou connexes à notre raison principale. En voici quelques exemples :

• Afin de percevoir les loyers et autres redevances pour le compte d’entreprises affiliées auxquelles nous fournissons des services de gestion (nos « clients »).

• Afin de percevoir des redevances et des comptes de nos clients.
• Pour aviser nos clients et d’autres personnes à propos de nouveaux développements dans les relations entre le propriétaire et le locataire (par exemple, un bulletin expédié au domicile d’un client).

• Nous consultons les dossiers des locataires, des clients et autres afin de nous assurer que nous fournissons des services de grande qualité, notamment par l’évaluation du rendement de nos consultants, de nos fournisseurs et de notre personnel. De plus, des consultants (par exemple, des vérificateurs, des avocats, des conseillers en affaires) peuvent, en notre nom, effectuer des audits et des rapports sur l’amélioration permanente de la qualité de nos opérations, notamment en consultant les dossiers de nos locataires ou de nos clients, et en faisant passer des entretiens à des membres de notre personnel.

• Diverses agences gouvernementales (par ex. l’Agence des douanes et du revenu du Canada, le Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée, la Commission des droits de la personne, etc.) ont l’autorisation de consulter nos dossiers et d’interroger notre personnel dans le cadre de leurs mandats. En outre, nous estimons que nous devrions signaler aux autorités tout comportement illégal dangereux. Ces signalements pourraient comprendre des renseignements personnels sur un locataire ou tout autre individu afin de corroborer cette préoccupation (par ex. des activités illégales liées à la drogue), bien que nous chercherons à limiter au minimum cette divulgation. Dans de telles circonstances, nous pourrions consulter des spécialistes (par ex. des avocats ou un service de sécurité privé) qui procéderont à une enquête et nous feront un rapport.

• Si le loyer ou d’autres redevances d’un locataire sont acquittés par un tiers (par ex. son employeur, un fiduciaire ou le gouvernement), ce dernier pourrait nous demander de lui fournir certains renseignements. Ces tiers payants ont généralement le consentement du locataire ou l’autorisation légale de nous demander de recueillir et de leur divulguer certains renseignements afin de démontrer que le locataire a droit à ces fonds et qu’il les utilise de façon responsable.

• Les locataires, les clients ou d’autres individus avec lesquels nous faisons affaire pourraient avoir des questions à propos des services qu’ils reçoivent. Nous offrons également des services à plusieurs locataires et clients durant plusieurs mois ou plusieurs années, et à cette fin, des rapports précédents peuvent s’avérer utiles. Nous conservons les renseignements à propos des locataires et des clients durant au moins sept ans après le dernier contact afin de pouvoir répondre à ces questions et fournir ces services.

• Si Services de gestion immobilière TransGlobe ou ses avoirs étaient mis en vente, ou si on en confiait la gestion ou le financement à des tiers, ces derniers ou l’acheteur pourraient vouloir mener une « vérification préalable » de ses dossiers afin de s’assurer qu’il s’agit d’une entreprise viable et qu’on la leur a décrite de façon honnête. Cette vérification préalable pourrait comprendre notamment une certaine vérification de nos dossiers relatifs à la comptabilité et aux services. L’acheteur n’aurait pas la possibilité d’extraire ou d’enregistrer des renseignements personnels. Avant d’être autorisé à consulter les fichiers, l’acheteur devrait s’engager par écrit à protéger la confidentialité de tous les renseignements personnels. Seuls les acheteurs de bonne réputation, qui auraient déjà accepté d’acheter l’entreprise ou ses avoirs, seraient autorisés à consulter les renseignements personnels, et seulement aux fins de leur vérification préalable effectuée avant la conclusion de l’achat.

Vous pouvez vouloir que vos renseignements personnels ne fassent pas partie de ces raisons secondaires et connexes (par ex. en ne faisant pas acquitter votre loyer par un tiers). En revanche, nous n’avons pas vraiment le choix en ce qui concerne certaines raisons secondaires (par ex. la réglementation externe).

La protection des renseignements personnels

Nous sommes conscients de l’importance de la protection des renseignements personnels. Voilà pourquoi nous avons pris les mesures suivantes :

• L’information sur papier est soit placée sous surveillance, soit gardée dans un lieu fermé à clé ou dont l’accès est interdit.

• Le matériel informatique est soit placé sous surveillance, soit gardé dans un lieu fermé à clé ou dont l’accès est interdit en tout temps. De plus, il faut utiliser des mots de passe pour se servir des ordinateurs. Tous nos téléphones cellulaires sont numériques, par conséquent il est plus difficile d’en intercepter les signaux (toutefois, nous utilisons nos téléphones cellulaires avec prudence, car il arrive qu’ils passent en mode analogique).

• L’information sur papier est expédiée par des messageries de bonne réputation dans des enveloppes ou des boîtes scellées et adressées.

• L’information électronique est transmise au moyen d’une ligne directe, sinon elle est anonymisée ou cryptée.

• Le personnel a reçu une formation afin de pouvoir recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels strictement dans le cadre de leurs fonctions et conformément à notre politique de confidentialité.

• Les consultants et les agences qui ont accès aux renseignements personnels doivent nous donner l’assurance formelle qu’ils en respecteront la confidentialité.

La conservation et la destruction des renseignements personnels

Nous devons conserver les renseignements personnels durant un certain temps afin de nous assurer de pouvoir répondre à toute question que l’on pourrait nous poser à propos des services fournis et pour assumer nos propres responsabilités envers les organismes de réglementation. Toutefois, nous ne souhaitons pas conserver des renseignements personnels trop longtemps afin d’en protéger la confidentialité.

Nous conservons les dossiers de nos clients pour une période jugée raisonnable par nos clients, mais cette dernière ne sera pas inférieure à sept ans à compter du dernier mois de location. Les répertoires de coordonnées de nos clients et locataires sont plus difficiles à détruire, si bien que nous supprimons ces renseignements quand nous le pouvons s’il s’avère que nous n’aurons plus à communiquer avec ces personnes. Toutefois, à leur demande, nous supprimerons leurs coordonnées sur-le-champ. Nous conservons tout renseignement personnel relatif à notre correspondance avec les personnes qui ne sont pas locataires pour une période d’environ trois mois.

Nous détruisons les fichiers papier qui contiennent des renseignements personnels en les déchiquetant. Nous détruisons l’information électronique en la supprimant et, lorsque le matériel informatique est remplacé, nous veillons à ce que le disque dur soit détruit physiquement ou entièrement reformaté.

L’accès aux renseignements personnels

Toute personne peut demander d’avoir accès aux renseignements personnels que nous conservons à son sujet. Une demande détaillée, laquelle entraîne des frais d’archivage ou d’extraction, pourrait être assujettie au paiement de nos horaires professionnels et autres droits habituels. Si nous avons recueilli des renseignements personnels pour le compte d’un client propriétaire, nous pourrions les lui avoir acheminés directement. Le cas échéant, nous pourrions ne plus les avoir dans nos propres dossiers et le demandeur devrait s’adresser à ce propriétaire.

Le droit d’une personne d’accéder à ses renseignements personnels n’est pas absolu. Dans certaines circonstances, nous pourrions refuser cet accès. Si nous rejetons une demande d’accès ou une demande de révision, nous fournirons à la personne concernée la ou les raisons qui ont motivé notre décision.

Questions et demandes concernant l’accès

Si vous avez des questions, ou si vous souhaitez consulter vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection de la vie privée:

Responsable de la protection de la vie privée

Services de gestion immobilière TransGlobe
5925, Airport Road Suite 700
Mississauga (Ontario)
L4V 1W1
Courriel: Privacy@GOtransglobe.com

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez communiquer avec le Commissaire à la protection de la vie privée:

Commissaire à la protection de la vie privée
112, rue Kent
Ottawa (Ontario)
K1A 1H3
Téléphone : 1.800.282.1376

Mise à jour de vos renseignements personnels

Il est important que vos renseignements personnels soient exacts et à jour. Si, durant la période où vous êtes locataire, il y avait des changements dans vos renseignements personnels, veuillez nous en informer afin que nous puissions apporter les correctifs nécessaires.

Changements à la politique de confidentialité
TransGlobe révise toutes ses politiques et ses procédures et, par conséquent, nous pourrions modifier cette Politique de confidentialité de temps à autre. Nous vous recommandons de consulter périodiquement cette politique de confidentialité sur notre site Web Ã
www.GOtransglobe.com. Le fait de consulter régulièrement cette Politique de confidentialité et de vous rendre sur notre site après que tout changement à cette politique eut été affiché constitue votre acceptation de ces changements.